De belangrijkste punten uit de Wet bescherming klokkenluiders voor werkgevers

De wet voor werkgevers in acht vragen en antwoorden

Wat verandert er voor uw organisatie met de Wet bescherming klokkenluiders?
Alle organisaties in Nederland met 50 werknemers of meer moeten volgens de Wet bescherming klokkenluiders een intern meldkanaal hebben. Organisaties in de financiële sector met minder dan 50 werknemers, moeten ook per 18 februari 2023 een intern meldkanaal inrichten.

Vanwege het overgangsrecht in artikel 21c van de Wet bescherming klokkenluiders hoeven werkgevers in de private sector met 50 tot 249 werknemers pas vanaf 17 december 2023 aan de nieuwe eisen te voldoen.

Een meldkanaal is een procedure voor het ontvangen en behandelen van meldingen van vermoedens van misstanden. De afdeling of persoon die meldingen ontvangt en behandelt, moet voldoende gekwalificeerd zijn om deze positie te kunnen vervullen en moet de vertrouwelijkheid van de melding en melder kunnen garanderen.

Wat kan er gemeld worden?
De Wet bescherming klokkenluiders gaat over werkgerelateerde misstanden waarbij het maatschappelijk belang in het geding is en meldingen over inbreuken op het Unierecht.

Een inbreuk op het Unierecht is een handeling of een nalatigheid die onrechtmatig is of het doel ondermijnt en schadelijk is voor het algemeen belang. Het gaat om de volgende onderwerpen:

• overheidsopdrachten;
• financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering;
• productveiligheid en productconformiteit;
• veiligheid van het vervoer;
• bescherming van het milieu;
• stralingsbescherming en nucleaire veiligheid;
• veiligheid van levensmiddelen en diervoerders, diergezondheid en dierenwelzijn;
• volksgezondheid;
• consumentenbescherming;
• bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen;
• inbreuken waardoor de financiële belangen van de Unie als bedoeld in artikel 325 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie worden geschaad;
• inbreuken in verband met de interne markt (als bedoeld in artikel 26, tweede lid, van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie).

Een misstand is een handeling of een nalatigheid waarbij het maatschappelijk belang in het geding is bij schending van een wettelijk voorschrift, een gevaar voor de volksgezondheid, een gevaar voor de veiligheid van personen, een gevaar voor de aantasting van het milieu, een gevaar voor het goed functioneren van de openbare dienst of een onderneming als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten, niet zijnde een inbreuk op het Unierecht.

Wie kan er melden?
Iedereen die een huidige, voormalige of toekomstige werkrelatie heeft. Hieronder vallen in elk geval werknemers, ambtenaren, zelfstandigen, vrijwilligers en bezoldigde of onbezoldigde stagiairs, uitzendkrachtenuitzendkrachten, ex-werknemers en andere personen van wie de werkrelatie is beëindigd, sollicitanten en andere personen van wie de werkrelatie nog moet aanvangen. Maar ook (personen die werken onder verantwoordelijkheid van) leveranciers, aannemers en onderaannemers en personen in leidinggevende organen, zoals leden van een raad van commissarissen. Ook aandeelhouders kunnen een melding doen.

Hoe kan er gemeld worden?
Melders moeten hun melding schriftelijk of mondeling kunnen doen, zowel telefonisch, via spraakbericht, per mail als in persoon.

Meldingen moeten ook geregistreerd worden. De gegevens over een melding mag u niet langer opslaan dan nodig is om aan wet- en regelgeving te voldoen.

Wilt u een mondelinge melding opnemen, dan moet de melder vooraf toestemming geven. Wordt er een schriftelijke weergave opgeslagen, dan moet de melder de kans krijgen op de schriftelijke weergave te controleren, eventueel te corrigeren en goed te keuren.

Waar kan gemeld worden?
Melders kunnen intern melden bij het meldkanaal van uw organisatie of extern bij een bevoegde autoriteit. Er is geen verplichting om eerst intern te melden.

Een melder kan altijd een melding doen bij de autoriteit die ten aanzien van het onderwerp bevoegd is. Bijvoorbeeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens als de melding het verwerken van persoonsgegevens betreft. In de Wet bescherming klokkenluiders zijn een aantal autoriteiten expliciet benoemd, die een zogeheten extern meldkanaal moeten inrichten. Dit zijn:

• de Autoriteit Consument en Markt (ACM);
• de Autoriteit Financiële markten (AFM);
• de Autoriteit persoonsgegevens (AP);
• De Nederlandsche Bank N.V. (DNB);
• het Huis voor klokkenluiders (HvK);
• de Inspectie gezondheidszorg en jeugd (IGJ);
• de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa);
• de Autoriteit Nucleaire Veiligheid en Stralingsbescherming (ANVS).

Naast de bovengenoemde autoriteiten, moeten ook andere autoriteiten in Nederland die bevoegdheden hebben op een bepaald beleidsterrein en waar mogelijk een melding gedaan kan worden, een extern meldkanaal inrichten volgens de eisen uit de wet. Het Huis voor Klokkenluiders kan helpen om melders door te verwijzen naar de juiste autoriteit. Daarnaast is het Huis voor Klokkenluiders bevoegd om meldingen te onderzoeken als er geen andere bevoegde autoriteit is.

Wat moet u doen wanneer u een melding ontvangt?
De wet voorziet volgende strikte reactietermijnen:

• Binnen 7 dagen moet een ontvangstbevestiging zijn gestuurd aan de melder.
• Uiterlijk 3 maanden na de ontvangstbevestiging moet de melder worden geïnformeerd over de opvolging die wordt gegeven aan de melding.

De gegevens en informatie die u ontvangt moeten vertrouwelijk worden behandeld en de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) is ook van toepassing bij het verzamelen, ontvangen, registreren, doorsturen van persoonsgegevens of alle andere handelingen die met persoonsgegevens kunnen plaatsvinden.

Waar moet uw interne meldprocedure aan voldoen?
In de meldprocedure moeten de volgende elementen worden vastgelegd:

• de manier waarop met de interne melding wordt omgegaan;
• een omschrijving wanneer er sprake is van een vermoeden van een misstand;
  bij welke onafhankelijke functionaris of functionarissen het vermoeden van een misstand kan worden gemeld, en welke functionarissen zorgvuldige opvolging kunnen geven aan die melding;
• de mogelijkheid dat de werknemer een adviseur in vertrouwen kan raadplegen over een vermoeden van een misstand;
  dat een melder binnen zeven dagen na ontvangst van een melding een ontvangstbevestiging krijgt;
• en dat binnen een redelijke termijn van ten hoogste drie maanden na verzending van de ontvangstbevestiging, aan de melder informatie wordt verstrekt over de beoordeling en, voor zover van toepassing, de opvolging van de melding.

Hoe kunt u uw werknemers informeren over de meldprocedure?
De werkgever stelt aan iedereen die voor hem werk verricht(te) of gaat verrichten informatie beschikbaar over:

• de meldprocedure / meldregeling;
  de manier waarop meldingen over vermoedelijke misstanden en inbreuken op het Europese recht buiten de organisatie bij bevoegde autoriteiten kunnen worden
  gedaan of waar van toepassing bij een instelling van de Europese Unie;
• de rechtsbescherming van werknemers (zoals het verbod op benadeling door u als werkgever na het melden van een vermoedelijke misstand of inbreuk op het Europese recht).

De brochure Integriteit in de praktijk – De Meldregeling biedt een overzicht van welke wijzigingen nodig zijn om uw meldregeling aan te passen aan de EU-klokkenluidersrichtlijn en de Wet bescherming klokkenluiders. Bekijk ook de veelgestelde vragen die wij van werkgevers ontvingen.

Bron: Huis voor klokkenluiders